Çalışan Adayı Aydınlatma Metni

1. Veri Sorumluları ve Faaliyet Kapsamı

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında iş başvurunuz ve işe alım süreciniz kapsamında elde edilen kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla SOYKP İş Merkezi İşletmeciliği AŞ ve SOMAYA İş Merkezi İşletmeciliği AŞ (“SwissOffices” veya “Şirket”) tarafından aşağıda açıklanan kapsamda işlenmektedir.

İlgili Veri Sorumluları:

Unvanı: SOYKP İş Merkezi İşletmeciliği AŞ ve SOMAYA İş Merkezi İşletmeciliği AŞ
Adresi: Levent Mah. Cömert Sok. No:1/C D:40 34330 Beşiktaş İstanbul
Başvuru e-postası: info@swissoffices.com

İşbu Aydınlatma Metni SwissOffices’e iş başvurusunda bulunan çalışan adaylarına yönelik olarak hazırlanmıştır.

2. İşlenen Kişisel Veriler

İşe alım sürecinin niteliğine ve başvurduğunuz pozisyona bağlı olarak aşağıdaki kişisel verileriniz işlenebilmektedir:

• Kimlik Bilgileri: Ad, soyad, doğum tarihi ve özgeçmişinizde yer vermeniz halinde fotoğraf;
• İletişim Bilgileri: Telefon numarası, e-posta adresi, ikamet edilen il/ilçe ve tarafınızca paylaşılan diğer iletişim bilgileri;
• Mesleki Deneyim Bilgileri: Eğitim bilgileri, diploma, mesleki yeterlilik ve sertifikalar, iş deneyimleri, görev ve pozisyon bilgileri, yabancı dil ve bilgisayar bilgileri;
• Çalışan Adayı İşlem Bilgileri: Başvurulan pozisyon, başvuru tarihi ve yöntemi, mülakat ve değerlendirme kayıtları, ücret beklentisi, çalışma tercihleri, işe uygunluk değerlendirmeleri ve işe alım sürecine ilişkin diğer kayıtlar;
• Referans Bilgileri: Tarafınızca referans olarak bildirilen kişilerin ad-soyad, görev/unvan ve iletişim bilgileri ile referans görüşmesi kapsamında elde edilen mesleki bilgiler;
• İşlem Güvenliği Bilgileri: Başvurunun elektronik ortamda yapılması halinde IP adresi, sistem erişim ve log kayıtları;
• Diğer Bilgiler: Özgeçmişinizde veya işe alım süreci kapsamında tarafınızca paylaşılan ve pozisyonun değerlendirilmesi bakımından gerekli bilgiler.

SwissOffices, işe alım sürecinin ilk aşamalarında özel nitelikli kişisel verilerin toplanmamasını esas alır.

Adaylardan, başvurunun değerlendirilmesi için gerekli olmadığı sürece sağlık bilgisi, ceza mahkûmiyeti bilgisi veya diğer özel nitelikli kişisel verilerin özgeçmiş veya başvuru belgelerinde paylaşılmaması beklenmektedir.

3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları ve Hukuki Sebepleri

3.1. İş Başvurularının Alınması ve Değerlendirilmesi

Kimlik, iletişim, mesleki deneyim ve çalışan adayı işlem bilgileriniz;

• iş başvurunuzun alınması,
• başvurulan pozisyon bakımından niteliklerinizin değerlendirilmesi,
• özgeçmiş ve mesleki deneyiminizin incelenmesi,
• mülakatların gerçekleştirilmesi,
• pozisyona uygunluğunuzun değerlendirilmesi,
• işe alım kararının verilmesi,
• işe alım sürecinde sizinle iletişim kurulması

amaçlarıyla KVKK m.5/2-c kapsamında bir sözleşmenin kurulmasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması ve KVKK m.5/2-f kapsamında SwissOffices’in uygun çalışan adaylarının belirlenmesi ve insan kaynakları faaliyetlerinin yürütülmesine yönelik meşru menfaati hukuki sebeplerine dayanılarak işlenmektedir.

3.2. Mülakat ve Aday Değerlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi

Mülakatlarda elde edilen bilgileriniz ve değerlendirme kayıtlarınız;

• adayların objektif kriterlerle değerlendirilmesi,
• adayların pozisyon için gerekli yetkinlik ve deneyimlerinin belirlenmesi,
• işe alım sürecindeki kararların kayıt altına alınması

amaçlarıyla KVKK m.5/2-c ve m.5/2-f kapsamındaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenmektedir.

SwissOffices, aday değerlendirmelerinde başvurulan pozisyonla ilgisi bulunmayan kişisel verileri işlememeyi esas alır.

3.3. Referans Kontrollerinin Gerçekleştirilmesi

Tarafınızca referans kişisi bildirilmesi veya referans kontrolünün işe alım süreci bakımından gerekli olması halinde, sınırlı kişisel verileriniz;

• geçmiş iş deneyimlerinizin ve görevlerinizin doğrulanması,
• başvurulan pozisyona ilişkin mesleki uygunluğunuzun değerlendirilmesi

amaçlarıyla KVKK m.5/2-f kapsamında SwissOffices’in işe uygun adayın belirlenmesine yönelik meşru menfaati hukuki sebebine dayanılarak işlenebilecektir.

Referans kontrolleri yalnızca işe alım süreci bakımından gerekli ve ölçülü bilgilerle sınırlı tutulur.

3.4. Hukuki Hakların Korunması

İşe alım süreciniz kapsamında oluşturulan başvuru, değerlendirme ve iletişim kayıtlarınız;

• işe alım süreçlerine ilişkin olası talep ve uyuşmazlıkların yönetilmesi,
• SwissOffices’in hukuki haklarının tesisi, kullanılması veya korunması

amaçlarıyla KVKK m.5/2-e kapsamında bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması hukuki sebebine dayanılarak belirli bir süre muhafaza edilebilir.

4. Özel Nitelikli Kişisel Veriler

SwissOffices, işe alım sürecinin değerlendirme aşamasında kural olarak adayların özel nitelikli kişisel verilerini talep etmez.

5. Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel verileriniz, işe alım sürecinin yürütülmesi için gerekli olduğu ölçüde;

• insan kaynakları ve işe alım hizmeti sağlayıcılarına, SwissOffices tarafından bu hizmetlerden yararlanılması halinde;
• bilgi teknolojileri, e-posta, bulut ve işe alım platformu hizmet sağlayıcılarına, başvuruların alınması, saklanması ve yönetilmesi amacıyla;
• avukatlar ve hukuk danışmanlarına, bir hukuki uyuşmazlığın bulunması veya hakların korunması için gerekli olması halinde;
• yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına, kanuni bir yükümlülüğün veya usulüne uygun bilgi talebinin bulunması halinde

KVKK’nın 8. maddesindeki şartlara uygun olarak aktarılabilir.

Kişisel verileriniz, işe alım sürecinin yürütülmesiyle ilgisi bulunmayan üçüncü kişilerle paylaşılmaz.

6. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi

Kişisel verileriniz;

• tarafınızca gönderilen özgeçmiş ve iş başvuruları,
• SwissOffices internet sitesi,
• e-posta,
• iş ilanı ve işe alım platformları,
• yüz yüze veya çevrimiçi mülakatlar,
• başvuru formları,
• işe alım danışmanları,
• tarafınızca bildirilen referans kişiler ve
• işe alım sürecinde tarafınızca sağlanan bilgi ve belgeler

aracılığıyla otomatik, kısmen otomatik veya bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerle elde edilebilmektedir.

Üçüncü taraf iş ilanı veya işe alım platformları üzerinden başvuru yapılması halinde söz konusu platformun kendi veri işleme faaliyetleri bakımından ayrıca veri sorumlusu olarak hareket edebileceği dikkate alınmalıdır.

7. Kişisel Verilerin Saklanması

İşe Alınmanız Halinde

İşe alınmanız halinde işe alım sürecinde elde edilen ve iş ilişkisinin yürütülmesi bakımından gerekli olan kişisel verileriniz çalışan özlük dosyanıza ve ilgili sistemlere aktarılabilir ve Çalışan Kişisel Verilerinin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni kapsamında işlenmeye devam edilir.

İşe Alınmamanız Halinde

İşe alınmamanız halinde başvurunuza ilişkin kişisel verileriniz, işe alım sürecine ilişkin olası hukuki uyuşmazlıkların yönetilmesi ve SwissOffices’in haklarının korunması amacıyla başvuru sürecinin sona ermesinden itibaren 1 yıl süreyle saklanır.

Bu sürenin sonunda kişisel verileriniz, saklanmasını gerektiren başka bir hukuki sebep bulunmadığı takdirde silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

Gelecekteki Pozisyonlar İçin Saklama

Başvurunuzun sona ermesinin ardından özgeçmişinizin ve iletişim bilgilerinizin gelecekte açılabilecek farklı pozisyonlarda değerlendirilmek amacıyla ayrıca aday havuzunda tutulması, mevcut başvurunun değerlendirilmesinden ayrı bir veri işleme faaliyetidir.

SwissOffices’in bu amaçla açık rızaya dayanması halinde, aday havuzunda saklama işlemi için tarafınıza işbu Aydınlatma Metni’nden ayrı bir açık rıza metni sunulur.

Açık rıza vermemeniz mevcut iş başvurunuzun değerlendirilmesini olumsuz etkilemez.

8. KVKK Kapsamındaki Haklarınız ve Başvuru

KVKK’nın 11. maddesi kapsamındaki haklarınıza ilişkin taleplerinizi;

• Levent Mah. Cömert Sok. No:1/C D:40 34330 Beşiktaş İstanbul adresine yazılı olarak,
• güvenli elektronik imza veya mobil imza ile,
• daha önce SwissOffices’e bildirdiğiniz ve SwissOffices sistemlerinde kayıtlı bulunan e-posta adresiniz üzerinden info@swissoffices.com adresine veya
• mevzuatta öngörülen diğer yöntemlerle

iletebilirsiniz.

Başvurularınız talebin niteliğine göre en kısa sürede ve ilgili mevzuatta öngörülen süre içerisinde sonuçlandırılır.

SOYKP İş Merkezi İşletmeciliği AŞ ve SOMAYA İş Merkezi İşletmeciliği AŞ — İlgili faaliyetler bakımından veri sorumluları