SOYKP İş Merkezi İşletmeciliği AŞ ve SOMAYA İş Merkezi İşletmeciliği AŞ
Sözleşme, faturalandırma ve hizmet süreçleri bakımından ilgili şirket, teklifinizde veya sözleşmenizde unvanı belirtilen şirkettir.
Her şirket, ilgili süreçte işleme amaç ve yöntemlerini belirlediği kişisel veri işleme faaliyetleri bakımından veri sorumlusudur. Bu metindeki “Şirket” ifadesi, ilgili işlem ve kişiye sunulan süreç özelindeki belgelerde belirtilen şirketi ifade eder.
1. Veri Sorumluları ve Faaliyet Kapsamı
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında, kişisel verileriniz veri sorumlusu sıfatıyla SOYKP İş Merkezi İşletmeciliği AŞ ve SOMAYA İş Merkezi İşletmeciliği AŞ (“Şirket” veya “SwissOffices”) tarafından aşağıda açıklanan kapsamda işlenmektedir.
İlgili Veri Sorumluları:
Unvanı: SOYKP İş Merkezi İşletmeciliği AŞ ve SOMAYA İş Merkezi İşletmeciliği AŞ
Adresi: Levent Mah. Cömert Sok. No:1/C D:40 34330 Beşiktaş İstanbul
Başvuru e-postası: info@swissoffices.com
İşbu Aydınlatma Metni; SwissOffices ile sanal ofis, hazır ofis, ofis/oda kullanımı ve bağlantılı hizmetlerden yararlanmak amacıyla sözleşme ilişkisi kuran gerçek kişi müşteriler ile tüzel kişi müşterilerin şirket yetkilileri, imza yetkilileri, temsilcileri ve irtibat kişilerine yönelik olarak hazırlanmıştır.
2. İşlenen Kişisel Verileriniz
SwissOffices ile kurulan ilişkiye ve yararlanılan hizmetlerin niteliğine bağlı olarak aşağıdaki kişisel verileriniz işlenebilmektedir:
- Kimlik Verileri: Ad, soyad, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi, imza ve kimlik belgesinde yer alan gerekli bilgiler;
- İletişim Verileri: Telefon numarası, e-posta adresi, adres ve diğer iletişim bilgileri;
- Müşteri İşlem Verileri: Müşteri numarası, sözleşme bilgileri, talep ve teklif bilgileri, kullanılan hizmetler, kiralanan/ofis olarak kullanılan alan bilgileri, müşteri temsilcisi ile gerçekleştirilen yazışmalar, talep, şikâyet ve destek kayıtları;
- Şirket ve Yetkilendirme Bilgileri: Temsil edilen şirketin unvanı, kişinin şirket içerisindeki görevi/unvanı, imza ve temsil yetkisine ilişkin bilgiler, vekâletname, imza sirküleri veya yetki belgesinde yer alan gerekli bilgiler;
- Finans Verileri: IBAN, banka ve ödeme bilgileri, fatura ve tahsilat bilgileri;
- Hukuki İşlem Verileri: Sözleşmeler, ihtar ve bildirimler, hukuki uyuşmazlıklara ilişkin bilgiler ve hukuki süreç kapsamında oluşan kayıtlar;
- İşlem Güvenliği Verileri: IP adresi, kullanıcı ve erişim kayıtları, sistem giriş-çıkış kayıtları ve bilgi sistemlerinin güvenliğinin sağlanması kapsamında oluşturulan teknik kayıtlar.
Özel nitelikli kişisel verilerinizin kural olarak müşteri ilişkilerinin yürütülmesi amacıyla işlenmesi hedeflenmemektedir. SwissOffices’e iletilen kimlik, vekâletname, imza sirküleri veya sair belgelerde hizmetin sunulması için gerekli olmayan özel nitelikli kişisel verilerin bulunması halinde, bu verilerin mümkün olduğu ölçüde karartılarak veya çıkarılarak iletilmesi gerekmektedir.
3. Kişisel Verilerinizin İşlenme Amaçları ve Hukuki Sebepleri
Kişisel verileriniz, KVKK’nın 4. maddesinde düzenlenen genel ilkelere uygun olarak ve aşağıdaki amaç ve hukuki sebeplerle işlenmektedir:
İşleme Faaliyeti / Amaç | Başlıca Kişisel Veriler | Hukuki Sebep |
|---|---|---|
Müşteri taleplerinin alınması, teklif hazırlanması, görüşmelerin yürütülmesi ve müşteri ilişkisinin kurulması | Kimlik, iletişim, şirket/yetkilendirme ve müşteri işlem verileri | Tüzel kişi müşteri yetkilileri bakımından KVKK m.5/2-f kapsamında SwissOffices’in meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması; gerçek kişi müşteri bakımından ayrıca KVKK m.5/2-c kapsamında sözleşmenin kurulmasıyla doğrudan ilgili olması |
Sanal ofis, hazır ofis ve diğer hizmetlere ilişkin sözleşmelerin hazırlanması, imza ve temsil yetkilerinin kontrol edilmesi ve sözleşme ilişkisinin yürütülmesi | Kimlik, iletişim, şirket/yetkilendirme ve müşteri işlem verileri | KVKK m.5/2-ç kapsamında hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi, m.5/2-e kapsamında bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması ve m.5/2-f kapsamında meşru menfaat; gerçek kişi müşteriler bakımından ayrıca m.5/2-c |
Sanal ofis/hazır ofis hizmetlerinin sunulması, müşteri hesabının yönetilmesi, müşteri ile iletişimin sağlanması, operasyonel taleplerin karşılanması | Kimlik, iletişim ve müşteri işlem verileri | Tüzel kişi müşteri yetkilileri bakımından KVKK m.5/2-f kapsamında meşru menfaat; gerçek kişi müşteriler bakımından KVKK m.5/2-c kapsamında sözleşmenin ifası |
Ödeme, tahsilat, faturalama, muhasebe ve finans süreçlerinin yürütülmesi | Kimlik, iletişim, finans ve müşteri işlem verileri | KVKK m.5/2-a kapsamında kanunlarda açıkça öngörülme ve m.5/2-ç kapsamında SwissOffices’in hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için veri işlemenin zorunlu olması |
Talep, soru, şikâyet ve müşteri destek süreçlerinin yürütülmesi ve müşteri memnuniyetinin sağlanması | Kimlik, iletişim ve müşteri işlem verileri | KVKK m.5/2-f kapsamında SwissOffices’in meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması ve gerektiğinde m.5/2-e kapsamında bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması |
Sözleşmesel ve hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi, yetkili kurum ve kuruluşlardan gelen taleplerin karşılanması | Kimlik, iletişim, şirket/yetkilendirme, müşteri işlem, finans ve hukuki işlem verileri | KVKK m.5/2-a kapsamında kanunlarda açıkça öngörülme, m.5/2-ç kapsamında hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi ve m.5/2-e kapsamında bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması |
Sözleşmeden veya mevzuattan kaynaklanan hakların korunması, uyuşmazlıkların yönetilmesi ve hukuki süreçlerin yürütülmesi | Kimlik, iletişim, müşteri işlem, finans ve hukuki işlem verileri | KVKK m.5/2-e kapsamında bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması |
Bilgi sistemleri, elektronik iletişim ve müşteri yönetim sistemlerinin işletilmesi, bilgi güvenliğinin ve işlem güvenliğinin sağlanması, yetkisiz erişimlerin önlenmesi | Kimlik, iletişim ve işlem güvenliği verileri | KVKK m.5/2-f kapsamında SwissOffices’in meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması ve uygulanabilir olduğu ölçüde m.5/2-ç kapsamında hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi |
Kişisel verileriniz yukarıdaki işlemler bakımından KVKK m.5/2 kapsamındaki kişisel veri işleme şartlarına dayanılarak işlenmektedir.
Reklam, kampanya, tanıtım veya diğer pazarlama faaliyetleri kapsamında açık rızaya veya ticari elektronik ileti onayına ihtiyaç duyulan bir işlem gerçekleştirilmesi halinde, bu süreçlere ilişkin bilgilendirme ve gerekli izin süreçleri ayrıca yürütülecektir.
4. Kişisel Verilerin Aktarılması
Kişisel verileriniz, yukarıda belirtilen amaçların gerçekleştirilmesi ve ilgili hizmetlerin yürütülmesi için gerekli olduğu ölçüde ve KVKK’nın 8. maddesinde öngörülen şartlara uygun olarak aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilecektir:
- Bankalar ve ödeme hizmeti sağlayıcılarına: Ödeme, tahsilat ve finansal işlemlerin yürütülmesi amacıyla;
- Mali müşavir, muhasebe ve finans hizmeti sağlayıcılarına: Muhasebe, faturalama, vergi ve mali yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla;
- Avukatlar, hukuk danışmanları, arabulucular, noterler ve sair hukuki hizmet sağlayıcılarına: Hukuki danışmanlık alınması, uyuşmazlıkların yönetilmesi ve hakların tesisi, kullanılması veya korunması amacıyla;
- Bilgi teknolojileri, yazılım, CRM, e-posta, hosting, teknik destek ve benzeri hizmet sağlayıcılarına: Bilgi sistemlerinin işletilmesi, müşteri yönetimi, elektronik iletişim ve bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi amacıyla;
- Yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile adli ve idari mercilere: İlgili mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi veya usulüne uygun şekilde iletilen bilgi ve belge taleplerinin karşılanması amacıyla;
Aktarımlar, yalnızca aktarım amacı için gerekli olan kişisel verilerle sınırlı olarak gerçekleştirilmektedir.
5. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi
Kişisel verileriniz;
- sanal ofis/hazır ofis sözleşmeleri ve bunların ekleri,
- teklif ve başvuru formları,
- e-posta ve diğer elektronik iletişim kanalları,
- telefon görüşmeleri,
- yüz yüze görüşmeler,
- SwissOffices tarafından kullanılan müşteri yönetim sistemleri ve elektronik platformlar,
- ödeme ve faturalama sistemleri,
- tarafınızca veya temsil ettiğiniz şirket tarafından SwissOffices’e iletilen belgeler,
- yetkilendirilmiş kişiler tarafından iletilen bilgi ve belgeler ve
- gerektiğinde hukuka uygun şekilde erişilebilen resmi kayıt ve kaynaklar
üzerinden otomatik, kısmen otomatik veya bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla toplanabilmektedir.
Kişisel verileriniz, yukarıda her bir işleme faaliyeti bakımından belirtilen KVKK m.5 kapsamındaki hukuki sebeplere dayanılarak elde edilmekte ve işlenmektedir.
6. Kişisel Verilerin Saklanması
Kişisel verileriniz; ilgili işleme amacının gerektirdiği süre boyunca ve uygulanabilir mevzuatta öngörülen saklama süreleri, sözleşmesel ilişkinin süresi, hukuki yükümlülükler ve zamanaşımı süreleri dikkate alınarak muhafaza edilmektedir.
İşlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması ve verilerin saklanmasını gerektiren başka bir hukuki sebebin bulunmaması halinde kişisel verileriniz mevzuata ve SwissOffices’in ilgili saklama ve imha süreçlerine uygun olarak silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
7. KVKK Kapsamındaki Haklarınız
KVKK’nın 11. maddesi uyarınca SwissOffices’e başvurarak;
- kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,
- KVKK’da öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- işlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme ve
- kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme
haklarına sahipsiniz.
8. Veri Sorumlusuna Başvuru
KVKK kapsamındaki taleplerinizi;
- Levent Mah. Cömert Sok. No:1/C D:40 34330 Beşiktaş İstanbul adresine yazılı olarak,
- güvenli elektronik imza veya mobil imza kullanmak suretiyle,
- daha önce SwissOffices’e bildirdiğiniz ve SwissOffices sistemlerinde kayıtlı bulunan elektronik posta adresiniz üzerinden info@swissoffices.com adresine veya
- mevzuatta öngörülen diğer yöntemlerle
iletebilirsiniz.
Başvurunuzda; adınız ve soyadınız, başvuru yazılı ise imzanız, T.C. kimlik numaranız veya yabancı iseniz uyruğunuz ile pasaport numaranız/varsa kimlik numaranız, tebligata esas adresiniz, varsa bildirime esas e-posta adresiniz, telefon numaranız ve talebinizin konusu gibi mevzuatta öngörülen bilgilerin bulunması gerekmektedir.
SwissOffices, başvurunuzu talebin niteliğine göre en kısa sürede ve mevzuatta öngörülen süre içerisinde sonuçlandıracaktır.
SOYKP İş Merkezi İşletmeciliği AŞ ve SOMAYA İş Merkezi İşletmeciliği AŞ — İlgili faaliyetler bakımından veri sorumluları
T.C. kimlik numarası ve doğum tarihi müşteri ilişkisi kapsamında işlenen veri kategorileridir; web sitesindeki genel iletişim veya teklif formuna bu alanlar eklenmez. Her veri yalnızca ilgili süreçte gerekli ve ölçülü olduğu ölçüde işlenir.