Potansiyel Müşteri Aydınlatma Metni

1. Veri Sorumluları ve Faaliyet Kapsamı

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla SOYKP İş Merkezi İşletmeciliği AŞ ve SOMAYA İş Merkezi İşletmeciliği AŞ (“SwissOffices” veya “Şirket”) tarafından aşağıda açıklanan kapsamda işlenmektedir.

İlgili Veri Sorumluları:

Unvanı: SOYKP İş Merkezi İşletmeciliği AŞ ve SOMAYA İş Merkezi İşletmeciliği AŞ
Adresi: Levent Mah. Cömert Sok. No:1/C D:40 34330 Beşiktaş İstanbul
Başvuru e-postası: info@swissoffices.com

İşbu Aydınlatma Metni; SwissOffices tarafından sunulan sanal ofis, hazır ofis, ofis/oda kullanımı, şirket adresi kullanımı ve bunlarla bağlantılı hizmetler hakkında bilgi veya teklif almak, hizmetlere ilişkin talepte bulunmak ya da SwissOffices ile olası bir iş ilişkisi hakkında görüşmek amacıyla SwissOffices ile iletişime geçen gerçek kişiler ile tüzel kişi potansiyel müşterilerin yetkili, temsilci ve irtibat kişilerine yönelik olarak hazırlanmıştır.

2. İşlenen Kişisel Veriler

SwissOffices ile kurduğunuz iletişimin ve talebinizin niteliğine bağlı olarak aşağıdaki kişisel verileriniz işlenebilmektedir:

• Kimlik Bilgileri: Ad ve soyad;
• İletişim Bilgileri: Telefon numarası, e-posta adresi ve tarafınızca paylaşılması halinde diğer iletişim bilgileri;
• Müşteri İşlem Bilgileri: Talep edilen hizmet, teklif talebi, kiralanması/kullanılması talep edilen ofis veya oda bilgileri, talep ve görüşme içeriği, teklif ve fiyatlandırma bilgileri, tarafınızla gerçekleştirilen yazışmalar ve görüşmelere ilişkin bilgiler;
• Mesleki Bilgiler: Temsil ettiğiniz şirketin unvanı, görev/unvan ve şirket içerisindeki pozisyonunuza ilişkin bilgiler;
• İşlem Güvenliği Bilgileri: Talebin web sitesi üzerinden iletilmesi halinde IP adresi, erişim ve sistem kayıtları ile bilgi sistemlerinin güvenliği kapsamında oluşturulan teknik kayıtlar.

SwissOffices, potansiyel müşteri ve teklif süreçlerinin yürütülmesi amacıyla özel nitelikli kişisel veri toplamayı amaçlamamaktadır. Bu nedenle talep, iletişim veya açıklama alanlarında hizmetin sunulması için gerekli olmayan özel nitelikli kişisel verilerin paylaşılmaması gerekmektedir.

3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları ve Hukuki Sebepleri

Kişisel verileriniz, KVKK’nın 4. maddesinde düzenlenen genel ilkelere uygun olarak ve KVKK’nın 5. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından bir veya birkaçına dayanılarak aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:

a. Bilgi ve Teklif Taleplerinin Alınması ve Değerlendirilmesi

Ad, soyad, iletişim bilgileriniz, temsil ettiğiniz şirket bilgileri ve hizmet talebinize ilişkin bilgileriniz;

• sanal ofis, hazır ofis ve diğer hizmetler hakkında bilgi verilmesi,
• ihtiyaçlarınızın ve taleplerinizin değerlendirilmesi,
• uygun hizmet seçeneklerinin belirlenmesi,
• tarafınıza teklif ve fiyat bilgisi sunulması,
• talebinizle ilgili olarak sizinle iletişime geçilmesi

amaçlarıyla işlenmektedir.

Bu kişisel veriler;

• hizmeti kendi adınıza talep etmeniz ve sözleşmenin tarafı olmanızın öngörülmesi halinde, KVKK m.5/2-c uyarınca bir sözleşmenin kurulmasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
• bir tüzel kişiyi temsilen veya tüzel kişi adına iletişime geçmeniz halinde ise, temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla, potansiyel müşterilerle iletişim kurulması, taleplerin değerlendirilmesi ve SwissOffices’in ticari faaliyetlerinin yürütülmesine yönelik KVKK m.5/2-f kapsamında meşru menfaat

hukuki sebeplerine dayanılarak işlenmektedir.

b. Satış Öncesi İletişim ve Görüşmelerin Yürütülmesi

Kişisel verileriniz;

• tarafınızla telefon, e-posta veya diğer iletişim kanalları üzerinden iletişim kurulması,
• toplantı veya görüşme organize edilmesi,
• sorularınızın yanıtlanması,
• teklif üzerinde görüşülmesi ve talebiniz doğrultusunda teklifin güncellenmesi,
• sözleşme öncesi sürecin yürütülmesi

amaçlarıyla, yukarıda belirtilen sözleşmenin kurulması ve/veya SwissOffices’in meşru menfaati hukuki sebeplerine dayanılarak işlenmektedir.

c. Talep ve Görüşme Kayıtlarının Tutulması

Talebiniz, teklifiniz ve SwissOffices ile gerçekleştirdiğiniz yazışma ve görüşmelere ilişkin kişisel veriler;

• mükerrer taleplerin önlenmesi,
• gerçekleştirilen görüşmelerin ve tekliflerin takibi,
• müşteri ilişkileri süreçlerinin etkin şekilde yürütülmesi,
• talep ve şikâyetlerin yönetilmesi,
• gerektiğinde hukuki uyuşmazlıkların yönetilmesi ve SwissOffices’in haklarının korunması

amaçlarıyla, KVKK m.5/2-e kapsamında bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması ve/veya KVKK m.5/2-f kapsamında SwissOffices’in meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması hukuki sebeplerine dayanılarak işlenebilmektedir.

d. Bilgi Sistemleri ve Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi

Web sitesi, e-posta veya diğer elektronik sistemler üzerinden iletişime geçmeniz halinde oluşabilecek işlem güvenliği verileriniz;

• bilgi sistemlerinin güvenliğinin sağlanması,
• yetkisiz erişim ve kötüye kullanımın önlenmesi,
• sistem ve erişim kayıtlarının tutulması,
• teknik sorunların tespit edilmesi

amaçlarıyla, KVKK m.5/2-f kapsamında SwissOffices’in meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması hukuki sebebine dayanılarak işlenmektedir.

4. Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel verileriniz, yukarıda belirtilen amaçların gerçekleştirilmesi için gerekli ve ölçülü olmak kaydıyla ve KVKK’nın 8. maddesinde belirtilen kişisel veri aktarım şartlarına uygun olarak;

• bilgi teknolojileri, CRM, hosting, e-posta ve teknik destek hizmeti sağlayıcılarına, kullanılan bilgi sistemlerinin işletilmesi, bakım ve destek hizmetlerinin sağlanması amacıyla;
• hukuk danışmanları ve avukatlara, hukuki danışmanlık alınması ile bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunmasının gerekli olduğu durumlarda;
• yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile adli veya idari mercilere, mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi veya usulüne uygun bilgi ve belge taleplerinin karşılanması amacıyla

aktarılabilecektir.

Kişisel verileriniz, ilgili aktarım amacı için gerekli olan verilerle sınırlı olarak aktarılmaktadır.

Bu metin, bilgi ve teklif taleplerinizin değerlendirilmesini kapsar. Web sitesinin analitik ve reklam hizmetlerine ilişkin veri akışları ayrı olarak Web Sitesi Aydınlatma Metni ve Çerez Politikası’nda açıklanır. Bir talebin site içindeki sisteme kaydedilmesi, kullanılan e-posta, barındırma veya diğer hizmetlerin altyapısının kendiliğinden Türkiye ile sınırlı olduğu anlamına gelmez. Bu süreçlere ilişkin yurt dışı aktarım durumu, ilgili hizmet sağlayıcı ve erişim koşulları esas alınarak belirlenir.

5. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi

Kişisel verileriniz;

• SwissOffices internet sitesinde yer alan iletişim veya teklif formları,
• telefon görüşmeleri,
• e-posta,
• yüz yüze görüşmeler,
• sosyal medya veya diğer elektronik iletişim kanalları üzerinden doğrudan tarafınızca gerçekleştirilen iletişimler,
• SwissOffices çalışanları ile gerçekleştirdiğiniz toplantı ve görüşmeler ve
• temsil ettiğiniz şirket tarafından SwissOffices’e iletilen bilgiler

aracılığıyla otomatik, kısmen otomatik veya bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerle elde edilebilmektedir.

Kişisel verileriniz, işbu Aydınlatma Metni’nin 3. bölümünde belirtilen KVKK’nın 5. maddesindeki hukuki sebeplere dayanılarak toplanmakta ve işlenmektedir.

6. Potansiyel Müşteri Verilerinin Saklanması

Kişisel verileriniz, talebinizin ve teklif sürecinin değerlendirilmesi için gerekli süre boyunca saklanmaktadır.

SwissOffices ile sözleşme ilişkisinin kurulması halinde kişisel verileriniz, müşteri ilişkisinin yürütülmesi kapsamında ilgili hukuki sebeplere ve saklama sürelerine tabi olarak işlenmeye devam edebilecektir.

SwissOffices ile herhangi bir sözleşme ilişkisinin kurulmaması halinde kişisel verileriniz; teklif ve görüşme süreci, SwissOffices’in olası hukuki taleplere karşı haklarını koruma ihtiyacı ve ilgili mevzuattan doğan yükümlülükler dikkate alınarak belirlenen saklama süresinin sonunda, verilerin saklanmasını gerektiren başka bir hukuki sebep bulunmaması halinde silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

7. Pazarlama ve Ticari Elektronik İletiler

İşbu Aydınlatma Metni kapsamında kişisel verileriniz esas olarak tarafınızca iletilen bilgi veya teklif talebinin karşılanması ve sözleşme öncesi süreçlerin yürütülmesi amacıyla işlenmektedir.

Kişisel verilerinizin talebinizle bağlantılı görüşme ve teklif sürecinin ötesinde reklam, kampanya, tanıtım, genel pazarlama veya ticari elektronik ileti gönderimi amacıyla işlenmesinin ayrıca bir izin veya açık rıza gerektirdiği durumlarda, ilgili izin ve/veya açık rıza süreçleri işbu Aydınlatma Metni’nden ayrı olarak yürütülecektir.

İşbu Aydınlatma Metni, reklam veya pazarlama iletilerinin gönderilmesine yönelik bir açık rıza veya ticari elektronik ileti onayı teşkil etmemektedir.

8. KVKK Kapsamındaki Haklarınız

KVKK’nın 11. maddesi kapsamında SwissOffices’e başvurarak;

• kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,
• KVKK’da öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• işlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme ve
• kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahipsiniz.

9. Veri Sorumlusuna Başvuru

KVKK kapsamındaki talep ve başvurularınızı;

• Levent Mah. Cömert Sok. No:1/C D:40 34330 Beşiktaş İstanbul adresine yazılı olarak,
• güvenli elektronik imza veya mobil imza kullanmak suretiyle,
• daha önce SwissOffices’e bildirdiğiniz ve SwissOffices sistemlerinde kayıtlı bulunan elektronik posta adresiniz üzerinden info@swissoffices.com adresine veya
• ilgili mevzuatta belirtilen diğer yöntemlerle

iletebilirsiniz.

Başvurular, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve ilgili mevzuatta öngörülen süre içerisinde sonuçlandırılacaktır.

SOYKP İş Merkezi İşletmeciliği AŞ ve SOMAYA İş Merkezi İşletmeciliği AŞ — İlgili faaliyetler bakımından veri sorumluları