On kişinin rahatça çalıştığı bir ofise beş masa daha sığabilir. Fakat aynı anda yapılan telefon görüşmeleri, toplantı odasının takvimi ve öğle arasındaki ortak alan kullanımı aynı rahatlıkta devam etmeyebilir. Büyüyen bir ekibin ihtiyacı, işe alınacak kişi sayısından daha geniş bir sorudur.

Ofis kararına başlamadan önce bugünkü ekibi, kesinleşen işe alımları ve henüz ihtimal olan büyümeyi ayrı ayrı yazın. Böylece yakın dönemde kullanacağınız alanla geleceğe ilişkin beklentileri birbirine karıştırmazsınız.

İşe alım takvimini çalışma düzeniyle birlikte okuyun

Yeni kişilerin hangi görevlerde çalışacağı alan ihtiyacını etkiler. Gün boyu müşteriyle konuşan satış ekibi, birlikte çizim inceleyen proje ekibi ve yoğun dikkat gerektiren raporlar hazırlayan çalışanlar aynı düzeni kullanmayabilir.

Her bölüm için ofise geliş günlerini, birlikte çalışma ihtiyacını ve görüşme yoğunluğunu belirtin. Hibrit çalışan bir ekibin toplam sayısı ile en kalabalık günündeki masa ihtiyacı aynı olmayabilir.

En yoğun saatin bir fotoğrafını çekin

Bir hafta boyunca toplantıların kaç kişilik olduğunu ve ne kadar sürdüğünü kaydedin. Büyük bir toplantı odasının çoğu zaman iki kişi tarafından kullanıldığını fark edebilirsiniz. Bazen yeni bir büyük oda yerine küçük görüşme alanları daha yararlı olur.

Çevrim içi görüşmelerin nerede yapılacağını da belirleyin. Sessiz çalışmak isteyen kişinin yanına sürekli telefonla konuşan bir ekip yerleştirmek, sonradan çözülmesi zor bir günlük soruna dönüşebilir.

Büyüme seçeneğini sözleşmede somutlaştırın

“İleride büyürüz” düşüncesini teklifte açık bir soruya çevirin: Aynı lokasyonda ilave oda tutulabilir mi? Daha büyük alana geçiş nasıl yapılır? Mevcut süre ve ödemeler bundan nasıl etkilenir?

Boş alanın gelecekte de bulunacağını varsaymayın. Genişleme müsaitliğe ve üzerinde anlaşılacak koşullara bağlıdır. Belirli bir büyüme planınız varsa değerlendirme tarihini ve karar için gerekli bilgileri şimdiden belirleyin.

Günlük desteği de büyütün

Daha çok çalışan; daha fazla misafir, kargo, ikram ve teknik destek ihtiyacı anlamına gelebilir. Resepsiyonun çalışma saatleri, toplantı rezervasyonları ve yeni çalışanların erişim işlemleri için hangi desteğin sağlanacağını konuşun.

  • Bugün kaç kişiyiz, hangi işe alımlar kesinleşti?
  • En yoğun gün aynı anda kaç masa kullanacağız?
  • Kaç küçük görüşme alanına ve toplantı odasına ihtiyacımız var?
  • Hangi hizmetlerin yükü artacak?
  • Büyüme beklenenden erken veya geç olursa ne yapacağız?

Hazır ofis ve Özel Ofis seçeneklerini bu listeyle değerlendirmek, ihtiyacınızı metrekareden daha iyi tarif eder. Amaç, boş kalacak büyük bir alanla yetmeyecek küçük bir alan arasında ezbere seçim yapmak değil; ekibinizin işine ve gerçek takvimine uygun bir düzen kurmaktır.