Ofis ararken aynı kelimenin farklı tekliflerde farklı anlamlara geldiğini görebilirsiniz. Bir sağlayıcı “özel ofis” derken kapısı kapanan bir odayı anlatır; bir başkası şirket için baştan tasarlanan, günlük hizmetleri de yönetilen bir ofisten söz eder. Teklifin adından önce hangi işi kimin üstlendiğini anlamak gerekir.
SwissOffices’te Hazır Ofis, mevcut merkezlerimizdeki mobilyalı çalışma alanlarını; Özel Ofis ise şirketinize göre kapsamı oluşturulan Managed Office hizmetini ifade eder.
Hazır ofis: mevcut bir adreste çalışmaya başlamak
Hazır ofiste, kullanıma hazırlanmış bir odanın veya alanın ekibinize uygunluğuna bakarsınız. Mobilya düzeni, kişi sayısı, toplantı ihtiyacı ve sunulan hizmetler teklifin temelini oluşturur. Resepsiyon, temizlik ve internet gibi günlük ihtiyaçları aynı hizmet düzeni içinde ele alabilirsiniz.
Başlangıç tarihini seçerken yalnızca odanın boş olmasına bakmayın. Gerekli telefon hatları, erişim tanımları ve özel donanımlar da hazır olmalı. Yapılabilecek değişiklikler mevcut alanın koşullarına göre değerlendirilir.
Özel Ofis: alanı ve hizmeti şirketinize göre kurmak
Özel Ofis ihtiyacı bazen bir adres arayışıyla başlar. Belirli bir bölgede, kendi markanızla kullanacağınız, ekip yapınıza uygun bir ofis isteyebilirsiniz. SwissOffices bu modelde uygun ofisin bulunmasını, tasarım ve mobilya ihtiyaçlarının planlanmasını, günlük hizmetlerin organize edilmesini birlikte ele alabilir.
Uygun görülen yapıda ofisi SwissOffices kiralayarak mobilya, ekipman ve kararlaştırılan personel hizmetleriyle şirketinize sunabilir. Kimin kiracı olacağı, yatırımın nasıl karşılanacağı ve hizmetlerin kapsamı proje özelinde belirlenir. Bu nedenle her Özel Ofis teklifinin aynı sözleşme veya aynı başlangıç süresiyle ilerlemesi beklenmemelidir.
Mevcut ofisiniz varsa taşınmanız gerekmez
Adresinizden memnun olabilirsiniz; asıl ihtiyacınız resepsiyon, temizlik, ikram veya teknik destek işlerinin düzenli yürütülmesidir. Bu durumda çalışma, mevcut ofisinize sunulacak hizmetler üzerinden planlanabilir.
İlk görüşmede hangi hizmetleri dışarıdan almak istediğinizi ve hangi sorumlulukların şirketinizde kalacağını belirtin. Personelin görevi, çalışma saatleri, malzeme temini ve arıza bildirimleri için açık bir görev dağılımı oluşturun.
Karar vermeden önce aynı soruları sorun
- Mevcut bir alana mı yerleşiyoruz, yeni bir ofis mi hazırlanacak?
- Adresi, yerleşimi ve mobilyayı kim seçecek?
- İlk gün hangi işler tamamlanmış olacak?
- Günlük hizmetleri kim yönetecek, aksaklıkları kime bildireceğiz?
- Büyüme, değişiklik ve ayrılma durumunda hangi koşullar uygulanacak?
Hazır ofis seçimi daha çok mevcut alanın işinize uyumuyla ilgilidir. Özel Ofis görüşmesi ise ihtiyaçlarınızın tarif edilmesiyle başlar. Ekibinizin büyüklüğünü, tercih ettiğiniz bölgeyi ve ofis yönetiminden beklentinizi paylaştığınızda hangi modelin size daha uygun olduğu daha kolay anlaşılır.
