Ofis taşınması çoğu zaman nakliye günüyle tarif edilir. Oysa bir pazartesi sabahı bilgisayarını açan çalışanın internete bağlanabilmesi, müşterinin doğru telefondan ulaşması ve beklenen evrakın yeni adrese gelmesi daha önce verilmiş kararlara bağlıdır. İyi bir taşınma planı, kolilerin varacağı günü kadar işin nasıl devam edeceğini de anlatır.
Önce sorumlu kişileri ve kritik işleri belirleyin
Tek bir taşınma listesi oluşturun. Her işin yanında sorumlu kişi, tamamlanma tarihi ve son durum yer alsın. Bina yönetimi, nakliye ekibi, bilişim desteği ve şirket içindeki koordinatör birbirine nasıl ulaşacağını bilsin.
Taşınma haftasında ertelenemeyecek müşteri toplantılarını, teslim tarihlerini ve düzenli telefon hizmetlerini ayrıca işaretleyin. Bu işler için geçici çalışma veya yönlendirme planı hazırlayın. Herkesin aynı gün yeni ofise gelmesi şart olmayabilir.
Bağlantıları taşınmadan deneyin
Yeni ofiste internet bağlantısını, şirket sistemlerine erişimi ve kullandığınız çevrim içi toplantı uygulamasını gerçek cihazlarla kontrol edin. Sabit telefonlar için numara taşıma, yönlendirme veya yeni hat ihtiyacını ilgili sağlayıcıyla önceden konuşun.
Dosyaların güncel yedeğini alın ve bu yedeğin açılabildiğini kontrol edin. Bilgisayar, ekran ve aksesuarları kullanacak kişinin veya bölümün adıyla etiketleyin; parola ve erişim bilgilerini kolilerin üzerine yazmayın.
Adres değişikliğinin ayrı bir listesi olsun
Müşteriler, tedarikçiler, kurye firmaları, internet sitesi, e-posta imzaları ve iş profilleri için güncellenecek adresleri listeleyin. Resmî kayıtlar ve gerekli bildirimleri mali müşavirinizle planlayın; web sitesindeki adresi değiştirmek bütün bildirimlerin yapıldığı anlamına gelmez.
Eski adrese gelecek gönderileri kimin takip edeceğini belirleyin. Geçiş döneminde kullanılacak telefon ve e-posta bilgisini müşterilere kısa, açık bir mesajla iletin.
Bina girişini ve teslimi planlayın
Yük asansörü, taşıma saatleri, araç yanaşma yeri ve bina giriş izinlerini iki adres için de teyit edin. Mobilyanın ölçüsünü yalnızca odanın ölçüsüyle karşılaştırmayın; kapı, koridor ve asansör de taşıma planının parçasıdır.
Hassas ekipman ve gizli evrak için sorumlu kişi atayın. Eski ofisin teslimi sırasında demirbaş, anahtar ve erişim kartlarını tutanakla takip edin.
İlk sabah için kısa kontrol
- Masa, sandalye ve temel ekipman yerinde mi?
- İnternet, telefon ve şirket sistemlerine erişim çalışıyor mu?
- Çalışanların giriş kartları veya erişim tanımları hazır mı?
- Toplantı odası ve misafir karşılama düzeni belli mi?
- Eksik veya arıza olduğunda ulaşılacak kişi biliniyor mu?
Hazır ofise geçiş bazı hazırlık işlerini azaltabilir; yine de başlangıç öncesi ortak bir kontrol yapılmalıdır. SwissOffices ekibiyle ilk gün ihtiyaçlarınızı paylaşarak ofis teslimini, hizmetlerin başlangıcını ve ekibinizin gelişini aynı takvimde planlayabilirsiniz.
