Bilgisayarın açık olması, çalışma gününün iyi ilerlediği anlamına gelmez. Evden veya başka bir yerden çalışırken asıl ihtiyaç; yapılacak işi, ne zaman ulaşılabilir olacağınızı ve günün nerede biteceğini bilmektir. Uzaktan çalışma düzenini kurarken bu üç konuyu ekibinizle birlikte ele alın.
Yapılacak işi ve iletişim saatlerini belirleyin
Kimin hangi işi ne zamana kadar tamamlayacağı belli olsun. Gün boyunca sürekli çevrim içi görünmek yerine, işin ilerleyişini anlaşılır bir şekilde paylaşmayı esas alın. Acil bir konu için kullanılacak kanal ile daha sonra yanıtlanabilecek mesajları ayırın.
Toplantı notlarını ve alınan kararları ortak bir yerde tutun. Görüşmeye katılamayan bir kişinin yalnızca sözlü aktarıma bağımlı kalmaması, işin devamlılığını kolaylaştırır.
Çalışma alanının sınırlarını belirleyin
Evde çalışırken ekranlı görüşmeler, odaklanma ve özel hayat aynı mekânı paylaşabilir. Kullanılabilecek alanı, görüşme saatlerini ve işin bittiği zamanı önceden düzenlemek günlük belirsizliği azaltır. Herkesin ev koşullarının aynı olmadığını hesaba katın.
Müşteri bilgileri ve şirket dosyaları için kurumun onayladığı cihaz, erişim ve paylaşım kurallarını kullanın. Ortak bir alanda çalışıyorsanız görüşmelerin ve ekran içeriğinin mahremiyetini ayrıca değerlendirin.
Yüz yüze buluşmaya amaç verin
Ekip buluşmalarını yeni proje başlangıcı, birlikte karar alma veya müşteri görüşmesi gibi somut ihtiyaçlarla ilişkilendirin. Bir araya gelmeden önce hangi konuyu konuşacağınızı ve görüşme sonunda neye karar vermek istediğinizi paylaşın.
Toplantı odası, coworking veya belirli bir ekibe ayrılmış hazır ofis, farklı kullanım sıklıkları için değerlendirilebilir. Süreyi ve katılımcı sayısını belirleyerek uygun çözümü karşılaştırın.
Düzeni belirli aralıklarla gözden geçirin
Çalışanlara hangi işlerde zorlandıklarını, hangi toplantıların gerekli olduğunu ve nerede ek desteğe ihtiyaç duyduklarını sorun. Tek bir çalışma modelini bütün görevlere uygulamak yerine, işin gerektirdiği alan ve iletişim düzenini oluşturun.
